Introdução

O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e a Receita Federal publicaram recentemente o Ajuste SINIEF nº 2/2025. Com isso, a norma ampliou significativamente o prazo obrigatório de guarda de XMLs de documentos fiscais eletrônicos, impactando diretamente a rotina das empresas.

A partir de 1º de maio de 2025, empresas deverão manter esses documentos armazenados por no mínimo 132 meses (11 anos). Além disso, esse novo prazo representa mais que o dobro dos 5 anos anteriormente exigidos.

Contexto jurídico e alcance da nova regra que amplia o prazo de guarda de XMLs

O Ajuste SINIEF nº 2/2025, fundamentado no artigo 199 do Código Tributário Nacional (CTN), foi aprovado durante a 196ª Reunião Ordinária do CONFAZ em abril deste ano. A medida afeta diversos documentos fiscais eletrônicos, incluindo NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e, BP-e, NF3e, GTV-e, DC-e e NFCom, cuja guarda deverá ocorrer exclusivamente em formato digital (XML). Além disso, arquivos relacionados a eventos fiscais, como cancelamentos e inutilizações, devem permanecer armazenados pelo mesmo período, garantindo sua integridade e disponibilidade para futuras fiscalizações.

Impactos para empresas e contribuintes

Na prática, as empresas precisarão revisar imediatamente suas políticas internas, processos e contratos de TI para garantir o cumprimento do novo prazo. Essa exigência gera desafios operacionais, especialmente relacionados à capacidade de armazenamento e manutenção da integridade dos arquivos por mais de uma década. É importante lembrar, que o prazo para constituição do crédito tributário permanece limitado a cinco anos, conforme previsto pelo artigo 173, inciso I, do CTN. Isso significa que, embora obrigadas a guardar documentos por 11 anos, as empresas só poderão ser autuadas pelo Fisco dentro dos cinco anos seguintes à ocorrência do fato gerador.

Recomendação estratégica

Diante dessa mudança normativa, recomenda-se que as empresas busquem consultoria jurídica especializada para adequação de processos internos e sistemas digitais. Essa atuação preventiva pode garantir maior segurança jurídica, evitar autuações futuras e proporcionar economia significativa com eventuais penalidades decorrentes da não conformidade.

A Melo Advogados Associados permanece sempre à disposição para esclarecer dúvidas e oferecer suporte especializado necessário sobre esse e outros temas.